Privacyregelement

1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:

Delft voor Elkaar: de netwerkorganisatie waarin Stichting Participe, Stichting Kwadraad, Stichting MEE ZHN en Haaglanden Beweegt met andere organisaties en personen samenwerken om de participatie, zelfredzaamheid en burgerkracht in de Delftse samenleving te vergroten;

de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens;

persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon, ongeacht de wijze waarop de gegevens zijn vastgelegd;

bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag;

verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;

persoonsregistratie: elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

uitvoeringsteam: multidisciplinair, vanuit de hierboven genoemde vier in Delft voor Elkaar samenwerkende formele (kern) organisaties samengesteld team dat de taak heeft de doelstellingen van Delft voor Elkaar te bereiken door dienstverlening aan individuele personen te bieden;

verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verantwoordelijke voor de gegevens die binnen de uitvoeringsteams van Delft voor Elkaar worden verwerkt zijn de gezamenlijke bestuurders van elk van de vier samenwerkende formele (kern) organisaties;

verwerker: degene die in opdracht van en onder gezag van de verantwoordelijke vanuit een uitvoeringsteam van Delft voor Elkaar dienstverlening aan individuele personen biedt en in dat kader persoonsgegevens verwerkt (de dienstverlener);

projectgroep: het door de verantwoordelijke ingestelde, uit directie en managers van de vier in Delft voor Elkaar samenwerkende formele (kern) organisaties samengesteld platform dat zich bezig houdt met het dagelijks bestuur van Delft voor Elkaar;
beheerder: degene die door de verantwoordelijke is belast met het dagelijkse beheer van de persoonsregistratie of een gedeelte daarvan;

cliënt: persoon aan wie dienstverlening geboden wordt of werd en van wie persoonsgegevens in een persoonsregistratie zijn opgenomen;

derde: ieder ander dan de cliënt, de verantwoordelijke, de verwerker en de overige personen die op basis van dit reglement toegang tot de persoonsgegevens hebben;
verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;

ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.

2. Bereik
Dit reglement is van toepassing op de persoonsregistratie binnen Delft voor Elkaar die betrekking heeft op cliënten van de uitvoeringsteams.

3. Doel
1. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens van Delft voor Elkaar is te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van de doeleinden zoals die staan omschreven in het Plan van Aanpak van Delft voor Elkaar, het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden en het nakomen van wettelijke verplichtingen;
2. In de persoonsregistratie worden slechts persoonsgegevens opgenomen, welke noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de specifieke registratie is aangelegd;
3. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
1. Namens de verantwoordelijke draagt Participe Delft er zorg voor, dat de persoonsregistratie – voor zover daarvoor een meldingsplicht geldt – tijdig bij de Autoriteit Persoonsgegevens wordt gemeld;
2. De verantwoordelijke bepaalt wie de beheerder is van de persoonsregistratie;
3. De verantwoordelijke is eindverantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie;
4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens;
5. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet-nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement.

5. Rechtmatige verwerking
1. Voor aanvang van de dienstverlening stelt de verantwoordelijke de cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordiger door middel van een algemene kennisgeving op de hoogte van diens identiteit, van het doel en het bestaan van de persoonsregistratie en van dit reglement en geeft tevens aan op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en op welke wijze nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen;
2. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt;
3. Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen in de persoonsregistraties worden opgenomen als daar een algemene of specifieke wettelijke grondslag voor is. Is er geen algemene of specifieke wettelijke grondslag voor, dan is het slechts toegestaan met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de cliënt;
4. Opnames met audiovisuele apparatuur mogen slechts van een cliënt worden gemaakt, gebruikt en in de persoonsregistratie opgenomen, voor zover de cliënt daar uitdrukkelijke schriftelijke toestemming voor heeft gegeven;
5. De registratie van het Burgerservicenummer vindt alleen plaats wanneer dat bij wet is voorgeschreven;
6. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift, of op basis van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

6. Toegang tot de persoonsregistratie
1. Zonder nadere toestemming van de cliënt hebben de bij de dienstverlening betrokken, binnen de vier in Delft voor Elkaar samenwerkende formele (kern) organisaties werkzame personen toegang tot de persoonsregistratie en kan hen een afschrift van daarin opgenomen gegevens worden verstrekt. Bij de dienstverlening betrokken zijn:
a. zij, die als vervanger bij dienstverlening aan de cliënt optreden, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk;
b. zij, die de dienstverlening aansturen, controleren, evalueren en toetsen, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk;
c. zij, die de taak hebben om vanuit een specifieke deskundigheid (zoals gedragsdeskundige of juridische kennis) te adviseren ten aanzien van bepaalde onderdelen van de dienstverlening, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk.
2. Toegang tot de in de persoonsregistratie opgenomen persoonsgegevens hebben voorts de beheerder en de medewerkers, die in opdracht van de beheerder beheerstaken uitvoeren, e.e.a. slechts voor zover dat nodig is t.b.v. een adequate uitoefening van hun functie;
3. De verantwoordelijke heeft slechts toegang tot de persoonsgegevens, indien dit noodzakelijk is in verband met zijn algehele verantwoordelijkheid als verantwoordelijke.

7. Verstrekking van persoonsgegevens
1. Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt niet anders dan na toestemming van cliënt, behoudens indien een wettelijk voorschrift of een andere in de wet opgenomen uitzonderingsituatie verstrekking noodzakelijk maakt. De toestemming kan te allen tijde – bij voorkeur schriftelijk – worden ingetrokken;
2. Een ieder die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke persoonsgegevens uit een persoonsregistratie aan derden verstrekt is verplicht op deugdelijke wijze in die registratie bij te houden aan welke derden de persoonsgegevens zijn verstrekt, alsmede op grond waarvan deze persoonsgegevens zijn verstrekt;
3. Indien de verantwoordelijke zonder toestemming van cliënt persoonsgegevens aan derden verstrekt, stelt de verantwoordelijke de cliënt daarvan onverwijld in kennis, tenzij er een in de wet genoemde reden is om hiervan af te wijken;
4. Aan een derde kunnen zonder toestemming van de cliënt gegevens over de cliënt worden verstrekt ten behoeve van historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek indien de gegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet tot individuele personen herleidbaar zijn en op voorwaarde dat:
a. het onderzoek het algemeen belang dient;
b. het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd en
c. de betrokken cliënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.

8. Recht op inzage
1. De cliënt heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn persoon betrekking hebben of daarvan een afschrift te ontvangen. Een verzoek tot inzage of afschrift moet schriftelijk ingediend worden bij de door de verantwoordelijke ingestelde projectgroep. Betreft het verzoek slechts één of enkele stukken, dan kan het verzoek ook ingediend worden bij de verwerker;
2. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek verstrekt de projectgroep de cliënt schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens en de eventuele verstrekking aan derden;
3. De projectgroep kan slechts weigeren aan een verzoek te voldoen indien daar een in de wet genoemde reden voor is.

9. Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming
1. De cliënt heeft het recht de projectgroep te verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de hem betreffende persoonsgegevens. Het schriftelijke verzoek bevat een motivatie en een overzicht van de aan te brengen wijzigingen;
2. De projectgroep deelt de verzoeker uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering wordt gemotiveerd;
3. De projectgroep draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd en stelt, voor zover dat in redelijkheid mogelijk is, derden aan wie de betreffende gegevens zijn verstrekt van de verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming op de hoogte.

10. Vertegenwoordiging cliënt
1. Indien de cliënt minderjarig is en de leeftijd van 12 jaar nog niet heeft bereikt, is voor de verwerking van persoonsgegevens bedoeld in artikel 5.4, 5.5 en 7.1 de toestemming van zijn gezaghebbende ouder(s) of voogd vereist. De cliënt tussen de 12 en 16 jaar beslist samen met zijn gezaghebbende ouder(s) of voogd en de cliënt van 16 jaar of ouder beslist zelf, tenzij de cliënt wilsonbekwaam is of onder curatele of mentorschap staat. In die gevallen is (alleen) toestemming van zijn (wettelijk) vertegenwoordiger vereist;
2. Indien de cliënt minderjarig is en de leeftijd van 12 jaar nog niet heeft bereikt, oefenen zijn gezaghebbende ouder(s) of voogd de rechten genoemd in artikel 8.1 en 9.1 uit. De cliënt tussen de 12 en 16 jaar doet het samen met zijn gezaghebbende ouder(s) of voogd en de cliënt van 16 jaar of ouder doet het zelf, tenzij de cliënt wilsonbekwaam is of onder curatele of mentorschap staat. In die gevallen is (alleen) zijn (wettelijk) vertegenwoordiger bevoegd;
3. De projectgroep dan wel verwerker draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de persoon die toestemming verleent voor de verwerking van persoonsgegevens bedoeld in artikel 5.4, 5.5 en 7.1 dan wel gebruik wil maken van de rechten bedoeld in artikel 8.1 en 9.1.

11. Bewaren van gegevens
1. De bewaartermijn voor persoonsgegevens is in beginsel vijftien jaren. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de wetgeving die op de dienstverlening van Delft voor Elkaar van toepassing is dan wel aansluiting gezocht bij de wetgeving die op een groot deel van de dienstverlening van Delft voor Elkaar van toepassing is. Vanuit praktische overwegingen wordt daarbij gerekend vanaf het moment dat de dienstverlening is beëindigd;
2. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de cliënt een verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de persoonsgegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd;
3. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat:
• het bewaren van groot belang is voor een ander dan de cliënt;
• het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
• indien daarover tussen de cliënt en de projectgroep overeenstemming bestaat.
4. Indien de gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen onmogelijk is, kunnen zij bewaard blijven voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek.

12. Onvoorzien
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.

13. Klachtenregeling
Indien de cliënt van mening is dat de bepalingen van dit reglement en/of de wet niet worden nageleefd, kan hij een klacht indienen bij de projectgroep. De klacht zal dan worden afgehandeld conform de Klachtenregeling van de in Delft voor Elkaar samenwerkende formele (kern) organisatie waar de (meest) bij de cliënt betrokken dienstverlener werkzaam is. In gevallen als omschreven in artikel 46 van de wet heeft de cliënt daarnaast de mogelijkheid de Autoriteit Persoonsgegevens te vragen om bemiddeling en advies of de zaak aan de rechtbank voor te leggen.

14. Slotbepalingen
1. Dit reglement is door de verantwoordelijke vastgesteld op 13 september 2016, treedt in werking per 15 september 2016 en heeft een geldigheidsduur van 5 jaar. Alle eerder vastgestelde privacyreglementen binnen Delft voor Elkaar komen hiermee te vervallen.
2. Dit reglement is in te zien op de website van Delft voor Elkaar. Desgewenst kan bij de projectgroep of een dienstverlener van Delft voor Elkaar een (gratis) afschrift van dit reglement worden verkregen.